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Entreprise

5 façons d’accéder aux documents dans SharePoint Online

Lorsque les utilisateurs sont initiés à SharePoint Online et Office 365, l’une des questions les plus fréquentes est « Quelle est la meilleure façon d’accéder aux documents dans le site SharePoint ? » Ce n’est pas surprenant puisque l’interface web de SharePoint est très différente de l’expérience de l’explorateur de fichiers/lecteur réseau que nous avions depuis des lustres. Comme pour beaucoup de choses dans la vie, il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse ici. Je souhaite profiter de cette occasion pour vous expliquer les différentes façons d’accéder aux documents une fois qu’ils ont été téléchargés dans SharePoint. La méthode que vous choisissez dépend de vos préférences personnelles. Cliquez ici pour plus d’informations sur sharepoint.

 

OPTION 1 : SITE SHAREPOINT

L’option naturelle est d’accéder aux documents via l’interface web, en allant directement sur un site SharePoint. Vous pourriez utiliser cette option si vous disposez d’un hub intranet construit avec une navigation qui vous permet d’accéder et de naviguer sur tous les sites créés dans votre environnement.

 

Cette option est la meilleure lorsque :

  • Vous avez d’autres parties web/éléments sur un site SharePoint
  • Lorsque vous avez des métadonnées et que vous devez trier/grouper/filtrer les documents
  • Vous avez des flux de travail que vous devez démarrer à partir du site SharePoint

OPTION 2 : MS TEAMS

Si votre méthode de collaboration préférée est Microsoft Teams, alors il se peut que vous n’alliez pas du tout sur le site directement. Au lieu de cela, vous pouvez accéder à la bibliothèque de documents via l’onglet Files dans un canal MS Team. Si vous avez effectivement d’autres éléments/bibliothèques sur un site, vous pouvez également les relier en tant qu’onglets à partir de canaux Team.

 

Cette option est la meilleure lorsque :

  • Votre principal moyen de communication est MS Teams
  • Vous n’avez pas beaucoup d’autres éléments ou parties Web à accéder sur un site SharePoint

OPTION 3 : WINDOWS EXPLORER (VIA ONEDRIVE SYNC)

Vous pouvez également accéder aux documents simplement en les synchronisant sur votre ordinateur via OneDrive sync. Cela vous permettra d’accéder à vos documents dans une interface très familière (via l’explorateur Windows).

 

Cette option est la meilleure lorsque :

  • Vous travaillez beaucoup avec des documents et avez besoin de les naviguer et de les réorganiser via l’interface de l’Explorateur Windows
  • Lorsque vous devez accéder à des documents hors ligne (sans connexion Internet)
  • Lorsque vous n’avez pas de métadonnées dans votre bibliothèque de documents (puisque les métadonnées/colonnes personnalisées ne se copient pas sur un ordinateur)

OPTION 4 : ONEDRIVE FOR BUSINESS

Vous pouvez également accéder à tous les documents stockés sur les sites SharePoint via votre interface web OneDrive for Business. Si principalement OneDrive est utilisé comme un espace de stockage de fichiers personnels dans le cloud, il permet également aux utilisateurs d’accéder aux Bibliothèques partagées (ce qui, en anglais pur, signifie les bibliothèques de documents sur les sites SharePoint). 

 

Cette option est la meilleure lorsque :

  • Vous êtes à l’aise pour travailler à partir de votre OneDrive
  • N’avez pas besoin d’accéder à d’autres éléments/parties Web stockés sur un site SharePoint

OPTION 5 : MOBILE

Enfin, si vous travaillez principalement sur le terrain, vous pouvez avoir besoin d’accéder à des fichiers et des dossiers via des applications mobiles. Dans ce cas, vous aurez besoin des apps OneDrive et SharePoint pour pouvoir profiter non seulement des documents mais aussi des autres éléments du site.

 

Cette option est la meilleure lorsque :

  • Vous travaillez sur le terrain et avez besoin d’un accès via des appareils mobiles

Donc, à la fin de la journée, peu importe la méthode que vous choisissez – que vous accédiez aux fichiers à partir de l’ordinateur ou de MS Teams – le résultat est le même puisque la véritable copie maîtresse du fichier réside dans un site SharePoint.