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Comment fonctionnent les commentaires modernes dans Word pour Windows

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Microsoft a initialement publié la notification du centre de messages MC240609 le 21 février pour informer les organisations sur les commentaires modernes dans Word (pour Windows). Un calendrier ajusté signifie que les utilisateurs de Microsoft 365 apps for enterprise (Office Pro Plus) connaîtront les commentaires modernes lorsque Word recevra sa mise à jour de canal actuelle en juin.

Alors que L’élément 76186 de la feuille de route de Microsoft 365 promet “une expérience de commentaires plus productive et cohérente entre Word, Excel et PowerPoint.” Pour l’instant, Word a un peu d’avance sur les autres applications de Microsoft 365. Selon MC256459, PowerPoint bénéficiera de commentaires modernes à la fin août. Il est intéressant de noter que si Word permet aux anciennes versions de voir les commentaires modernes, ce ne sera pas le cas de PowerPoint.

Les commentaires dans Word sont importants pour l’équipe de rédaction d’Office 365 for IT Pros. Nous utilisons beaucoup les commentaires pour suivre les endroits où les chapitres doivent être mis à jour suite aux changements publiés par Microsoft ou lorsque notre rédacteur technique examine le texte pour s’assurer de son exactitude. L’avènement des commentaires modernes semblait prometteur, alors nous nous sommes plongés dans les détails. Cliquez ici pour de plus amples informations !

 

Amélioration des commentaires

 

Les commentaires modernes apportent deux améliorations importantes. Premièrement, pour les documents stockés dans :

  • SharePoint Online ;
  • OneDrive for Business ;

Word prend en charge les @mentions pour permettre aux réviseurs de cibler la personne qui doit répondre à un commentaire. Deuxièmement, contrairement à la mise en œuvre précédente des commentaires qui affichent le texte des commentaires pendant la composition, les commentaires modernes doivent être publiés pour devenir visibles aux autres lecteurs d’un document. En d’autres termes, vous ne voyez pas un commentaire tant que la personne qui le formule n’est pas heureuse de partager son point de vue et ne clique pas sur le bouton Poster. Cela ne semble pas être une grande avancée, mais c’est important pour commenter des sujets complexes lorsque les commentaires prennent souvent un certain temps à être composés, revus et complétés.

 

Mentionner des personnes

 

Les @mentions fonctionnent de la même manière qu’ailleurs dans Office 365. Créez un nouveau commentaire et @mentionnez un utilisateur dans l’annuaire (locataire ou compte invité). Si nécessaire, Word demande à l’utilisateur d’attribuer une autorisation à la personne @mentionnée pour lui permettre d’accéder au document. La nécessité d’attribuer des autorisations est probablement la raison pour laquelle les @mentions ne fonctionnent pas en dehors du locataire.

La demande d’autorisations est plus évidente lorsque vous travaillez avec des documents stockés dans OneDrive for Business. Je n’ai jamais vu la même requête pour les documents des sites SharePoint Online, mais les @mentions ont pu ouvrir et répondre au commentaire. Il y a de la magie dans l’air !

Word Online est également capable d’attribuer des tâches aux @mentions. Tâches est un mot chargé dans le contexte de Microsoft 365, où il désigne un objet de tâche comme ceux créés et utilisés par :

  • Outlook ;
  • To-Do ;
  • Tasks in Teams ;
  • Planner. 

Office ne crée pas de tâches Microsoft 365. Au lieu de cela, il dispose de ses propres capacités d’attribution, de réaffectation et d’achèvement des tâches et les tâches créées n’apparaissent nulle part ailleurs. Les utilisateurs peuvent afficher, répondre et résoudre les tâches attribuées à l’aide de Word sur les appareils mobiles. 

 

Notifications par courriel

 

Avec les autorisations (et en option, les attributions de tâches) en place, Word envoie une notification par courriel à la personne pour l’informer de la mention. Les commentaires utilisent deux types de courriel différents :

  • @Mention (y compris les affectations de tâches) : Word se fait passer pour l’utilisateur qui a créé le commentaire afin que le courriel semble provenir de sa boîte aux lettres. Le message est adressé à la personne mentionnée. Le propriétaire du document reçoit une notification distincte. Une copie du message se trouve dans le dossier Éléments envoyés de l’utilisateur.
  • Autres commentaires : SharePoint Online envoie des notifications de no-reply@sharepointonline.com au propriétaire du document. Le message indique le nom du commentateur comme adresse de provenance. L’adresse électronique réelle du commentateur figure dans l’attribut reply-to. Exchange Online marque ces messages comme externes.

Traitement des commentaires

 

Microsoft a fait un bon travail des notifications de courrier pour les commentaires. Par exemple, chaque commentaire contient un aperçu du texte qui l’entoure afin que le lecteur sache à quoi se rapporte le commentaire. Si une organisation ne veut pas que les utilisateurs reçoivent des extraits d’aperçu dans les courriers électroniques, elle peut désactiver cela en exécutant la cmdlet Set-SPOTenant. Vous ne pouvez pas désactiver ou activer les extraits de prévisualisation pour des utilisateurs ou des groupes individuels ; c’est soit activé soit désactivé pour l’ensemble du locataire. La valeur par défaut de ce paramètre active les extraits d’aperçu. Pour désactiver les extraits de prévisualisation, exécutez :

Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled:$False

 

Le bouton Ajouter un commentaire vu dans la figure 5 permet aux destinataires de répondre à un commentaire en ligne sans quitter le message. Les destinataires peuvent utiliser cette fonctionnalité depuis OWA ou le bureau d’Outlook, mais ils ne peuvent le faire qu’une seule fois. S’ils veulent ajouter à leur réponse, ils devront se rendre dans le document. Pour permettre cela, le bouton Aller au commentaire disparaît et le bouton Ajouter un commentaire change de manière à ouvrir le document au niveau du commentaire.

La possibilité de répondre directement aux commentaires en ligne n’est pas unique. Pouvoir examiner un ensemble complet de commentaires et y répondre en ligne sans avoir à ouvrir le document est très pratique, même si cela signifie que vous ne faites souvent que reporter le travail nécessaire pour répondre aux commentaires de manière plus approfondie.

 

Vérification des commentaires

 

  • La création 
  • la réponse ;
  • la suppression de commentaires ; 

constituent des modifications du document. SharePoint Online capture ces opérations en tant qu’événements FileModified dans le journal d’audit d’Office 365.

 

Les commentaires modernes utiles

 

Dans l’ensemble, les commentaires modernes ne devraient pas poser de problèmes aux personnes expérimentées avec Word. Il faut un peu de temps pour s’habituer à publier un commentaire plutôt que de simplement saisir le texte, mais c’est rapidement une seconde nature. L’aperçu contextuel dans les notifications est très utile, tout comme la possibilité de répondre en ligne. La seule chose que je n’aime pas est l’implémentation des tâches dans Word. Si Microsoft 365 doit fonctionner comme un écosystème avec des objets communs partagés entre les applications, il semble étrange que Word fasse sa propre chose ici.