Si vous fournissez une sorte de service ou de produit à un client ou à un client, alors vous devez apprendre correctement comment rédiger une facture.
Apprendre à rédiger une facture peut être incroyablement simple, mais il y a sans aucun doute quelques éléments clés que vous voudrez être sûr d’inclure lorsque vous faites une facture. En suivant ces étapes importantes lorsque vous apprenez à rédiger une facture, vous aurez plus de chances d’être payé à temps et de vous protéger juridiquement. Cet article vous expliquera les tenants et aboutissants de la rédaction d’une facture et vous fournira une formule simple en 5 étapes pour réaliser votre première facture. Pour retrouver des informations sur la tva intracommunautaire, voir cet article.
1. Déterminer l’outil à utiliser
La première étape à franchir pour apprendre à rédiger une facture consiste à déterminer l’outil que vous utiliserez.
Bien que cela puisse sembler anodin, l’application de facturation que vous choisirez influencera considérablement la facilité de rédaction de votre facture et son efficacité.
Lorsque vous vous préparez à apprendre la facturation en tant que freelance, vous devrez également envisager quelques questions à long terme comme :
- Où vais-je stocker les factures que je rédige ?
- Comment vais-je gérer plusieurs factures, en m’assurant qu’elles seront toutes payées en temps voulu ?
- Comment vais-je envoyer les factures que je rédige à mes clients ou à mes consommateurs ?
Toutes ces questions auront un impact sur l’outil que vous choisirez d’utiliser pour rédiger une facture.
Voici nos meilleures recommandations :
Google Docs ou Microsoft Word
Bien sûr, le chemin le plus facile lorsqu’on apprend à rédiger une facture est d’utiliser l’outil le plus simple qui existe : un traitement de texte.
Pour cela, il suffit de sortir Google Docs, Microsoft Word ou un autre éditeur de texte.
Ceci constitue un bon choix simple car il n’y a pas de cloches et de sifflets compliqués ni de compte à souscrire avant d’apprendre à rédiger une facture.
2. Décider des conditions de paiement de la facture
Avant de pouvoir terminer le reste de ce tutoriel sur la façon de rédiger une facture, vous devez avoir une conversation avec votre client sur les conditions de paiement de la facture elle-même.
Les conditions de paiement, en termes simples, sont les directives que vous et le client acceptez tous deux concernant le moment, la manière et le montant que votre client paiera.
Voici les termes les plus courants avec lesquels vous voudrez vous familiariser :
Due à la réception vs Net D
Pour peut-être simplifier à l’extrême, lorsque vous apprenez à rédiger une facture pour la première fois, vous devriez probablement choisir entre rendre la facture » due à la réception » ou utiliser un terme de paiement » Net D « .
» Due à la réception » est assez explicite. À son niveau le plus basique, cela signifie que votre client doit traiter la facture immédiatement après l’avoir reçue. Cela ne signifie pas nécessairement que vous serez payé le jour même où vous soumettez la facture, mais cela devrait se produire assez rapidement.
Si vous apprenez à rédiger une facture pour la première fois, vous ne connaissez peut-être pas le terme » Net D « .
Pour faire simple, » Net D » signifie que le client n’a pas à vous payer pendant des jours » D » – habituellement 30 jours (Net 30), 60 jours (Net 60) ou 90 jours (Net 90).
Paiement intégral vs paiements partiels acceptés
Un autre terme de paiement dont vous voudrez discuter avant d’apprendre à rédiger une facture intégrale est de savoir si votre client paie le projet complet avant que vous ne commenciez à le faire, ou si vous acceptez les paiements partiels.
Certains freelances et prestataires de services ne travailleront sur le projet d’un client que si celui-ci paie à l’avance. Ce qui peut être compliqué si vous travaillez à l’heure.
3. Inclure toutes les informations importantes/pertinentes
L’étape suivante lorsque vous apprenez à rédiger une facture est de rassembler toutes les informations importantes dont vous pourriez avoir besoin pour rédiger votre facture.
Cela n’a pas vraiment d’importance si vous utilisez une option gratuite comme Google Drive. Vous devrez disposer de quelques informations critiques.
Il existe un certain nombre d’informations critiques dont vous aurez besoin lorsque vous vous préparerez à rédiger une facture.
Ils sont :
- Votre nom, votre nom commercial et/ou votre logo
- Le mot » FACTURE » en grosses lettres près du haut de la page
- Le nom et le nom commercial de votre client
- L’adresse de votre client
- Vos coordonnées, notamment l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, etc.
- Numéro de facture ou numéro de commande
- Date d’émission de la facture
- Modalités de paiement de la facture (Net 30, Net 15, dû à la réception, etc.)
- Liste détaillée de tous les services rendus
- Notes ou conditions supplémentaires
- Sous-total, taxes et frais (le cas échéant), et total final
- Instructions sur la façon de payer
4. Générez et enregistrez votre facture
Devinez quoi ? Vous avez fini d’apprendre comment rédiger une facture ! C’était plutôt simple, non ? La prochaine étape consiste maintenant à générer votre facture finale, puis à l’enregistrer quelque part.
Si vous choisissez de suivre la voie libre, c’est très bien aussi. Je vous recommande d’enregistrer les factures à la fois » dans le cloud » en utilisant quelque chose comme Google Drive et sur votre appareil.
5. Envoyez votre facture à votre client
Maintenant que vous avez appris à rédiger une facture et à la générer et la stocker correctement, la seule chose qui reste à faire est d’envoyer réellement votre facture au client. L’envoi d’une facture peut être un peu angoissant, mais il peut aussi être un peu précipité. Voici quelques éléments à garder à l’esprit lors de l’envoi de votre facture :
- Soyez professionnel et confiant
Avant toute chose, soyez professionnel et confiant. Si vous n’avez appris que récemment à rédiger une facture à l’aide du tutoriel ci-dessus, il peut être tentant de prendre votre facture à la légère ou de ne pas la traiter avec le sérieux qu’elle mérite.
Mais n’oubliez pas que cette facture (ou plutôt le revenu qu’elle représente) est l’élément vital de votre entreprise. Elle est importante. Traitez-la comme telle.
- Rappellez à votre client les conditions de paiement
Lorsque je vous ai montré comment rédiger une facture ci-dessus, je vous ai recommandé d’inclure les conditions de paiement – en fait, la plupart des entreprises l’exigent.
Faites-vous une faveur en leur rappelant également, lors de l’envoi de la facture, quand vous vous attendez à voir votre premier paiement et combien il devrait être. Un simple rappel, plus décontracté, devrait faire l’affaire.